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Introdução ao Microsoft Access

1º Parte

O que é o Microsoft Access?

O Microsoft Access é um aplicativo destinado a criação e manipulação de um Banco de dados. A principio isso pode parecer uma tarefa complexa. Porém veremos que o Microsoft Access é muito fácil de ser utilizado.

Alguns conceitos de Bancos de Dados.

Banco de Dados -  É um conjunto de informações organizadas, sobre um determinado assunto como, por exemplo, uma agenda pessoal, cadastro de produtos, cadastro de empregados entre outros.

Campo -  Lugar destinado a armazenar um tipo de informação. Por exemplo, Nome é um campo, Endereço é outro campo, bairro é outro campo e assim por diante.

Registro - Conjunto de informações que são cadastradas nos campos. Por exemplo: o nome, o endereço, o bairro, o telefone de uma pessoa. Essas informações, juntas, constituem um registro.

Tabelas - É um conjunto de linhas e colunas, como uma planilha, destinada a armazenar dados sobre um assunto específico, como clientes, produtos ou pedidos. Nas tabelas as linha correspondem aos registros e as colunas correspondem aos campos.

O Microsoft Access trabalha com a criação de alguns objetos, os quais serão citados abaixo:

Tabelas - Objeto principal do Access, tem a função de armazenar todos os dados que serão utilizados posteriormente.

Consultas -  Utilizadas para pesquisar ou alterar facilmente os dados de uma ou mais tabelas, ao mesmo tempo, de diversas formas.

Formulários - A partir deles, você pode personalizar e tornar mais atraente a apresentação dos dados das tabelas e consultas, utilizando recursos como figuras, formatações, entre outros.

Relatórios - Maneira eficaz de apresentar, de forma impressa, as informações das tabelas, consultas e formulários.

Páginas - A aparência das páginas é parecida com os formulários, mas são voltadas à web (Internet). Através delas é possível adicionar, editar, e exibir ou manipular dados atuais em um banco de dados do access.

Macros - Conjunto de uma ou mais ações, onde cada uma efetua uma determinada operação, como abrir um formulário ou imprimir um relatório. As macros tem a função de automatizar tarefas rotineiras.

Módulos - São as funções e procedimentos que podem ser propagadas no Microsoft Access, usando a linguagem Access Basic. É usada por usuários avançados.

Criando uma tabela no Microsoft Access

As Tabelas constituem a parte mais importantes do Banco de Dados. Por isso, antes de criá-las, devemos estar atentos a alguns detalhes como:

• Qual é a real necessidade da criação de uma tabela;
• Que tipo de informação cada uma deve conter;
• Como distribuir as informações entre tabelas.

No Microsoft Access é possível criar tabelas de diversas formas:

• Modo folhas de dados - Neste modo podemos atribuir os nomes dos campos e já iniciar o cadastramento dos dados na mesma tela.
• Assistente de Tabelas - Auxilia na criação de tabelas, com instruções passo a passo.
• Importação de Tabelas -  Permite copiar dados de outros arquivos (seja do Microsoft Excel, Microsoft Word ou de outro banco de dados), para o banco de dados atual transformando-os em tabelas.
• Vinculação de Tabelas - Ao invés de simplesmente copiar os dados (importar), cria um elo entre o Microsoft Access e o programa de onde eles vêm.
• Modo Estrutura - É o modo mais utilizado do Access, neste modo é possível definir alguns itens para personalizar uma tabela.

Criando tabelas no modo Estrutura

Ao surgir a janela do Modo Estrutura, devemos preencher as colunas:

Nome do Campo -  Essa Coluna irá identificar as informações que serão armazanadas no campo. Por exemplo: em um campo chamado telefone, serão armazenados números de telefone e não nomes de clientes.

Tipos de Dados - Deverá conter o tipo de informação que esse campo receberá, como datas de nascimento, valores  monetários, números, etc.

Descrição - É uma "dica" de como deverão ser cadastrados os dados naquele campo. Essa dica irá aparecer na barra de status, no modo folha de dados. A coluna descrição pode ou não ser preenchida.

Ao finalizar a criação de uma tabela deveremos incluir uma chave primária a mesma, onde essa chave primária controlará a duplicação de registro em um banco de dados. Para isso devemos selecionar o campo que será a chave primária e clicar na chave primária representada no menu acima.Feito isso devemos salvar a tabela criada.